Guia informativa per a la sol·licitud d’autorització per l’organització d’esdeveniments

Guia informativa per a la sol·licitud d’autorització per l’organització d’esdeveniments

1. Quan tenir en compte aquest procediment?

Quan es vol organitzar un acte a un espai (parc, plaça, carrer…) o un equipament municipal.

Que no és un esdeveniment i per tant s’ha de sol·licitar per altres canals:

  • Concentració o manifestació
  • L’organització d’una activitat continuada en un equipament municipal , per exemple un cop a la setmana o al mes durant tot el curs escolar.
  • Ús d’un equipament municipal per una reunió

2. Com fer la sol·licitud d’organització de l’esdeveniment

Cal presentar la sol·licitud a través del Registre d’Entrada de l’Ajuntament de Castell d’Aro, Platja d’Aro i s’Agaró amb un mínim de dos mesos d’antelació a la data de l’esdeveniment.

Cal utilitzar el corresponent formulari, en el que s’indicarà:

  • Sol·licitant: dades de contacte de l’organització de l’esdeveniment
  • Sol·licita: indicar en quin equipament i/o espai municipal es vol utilitzar, amb aforament màxim previst i calendari
  • Informació complementària a la sol·licitud: indicant la informació sobre l’esdeveniment i tota la informació necessària ( servei de bar, punts de venta, necessitats de muntatge)

Al omplir el formulari, teniu en compte els diferents requisits i condicionants per l’organització d’un esdeveniment que trobareu en el punt 4.

Previ a presentar el formulari, es pot fer una consulta o reunió prèvia amb una unitat de l’Ajuntament que haurà d’autoritzar l’esdeveniment, per així poder valorar i treballar:

  • L’interès de l’activitat
  • El calendari adequat
  • Les necessitats i requisits que implica l’esdeveniment

Les unitats de referència de l’Ajuntament  en aquest casos són:

Unitat de turisme

Oficina de turisme · T 9721 817 179 · turisme@platjadaro.com

Aroimpulsa i Coworking

Avinguda de Castell d’Aro, 13 Entresol, 2a – Platja d’Aro · T 972 804 207 · aroimpulsa@platjadaro.com

Serveis i medi ambient

Ajuntament c/ mossèn cinto Verdaguer, 4 · T 972 802 215 · serveis@platjadaro.com

Cultura i tradicions

Carrer del Castell 17, Castell d’Aro · T 972 816 192 · cultura@platjadaro.com

3. Autorització de l’esdeveniment

La unitat corresponent de l’Ajuntament es posarà en contacte per a comunicar la viabilitat o no de l’esdeveniment, i un cop concretats tots els detalls, es farà la corresponent aprovació per la junta de govern local i es notificarà a l’interessat.

En el cas de que l’esdeveniment es faci en domini marítimo-terrestre ( camins de ronda, mar, platja i/o passeig marítim), cal que l’organitzador sol·liciti l’autorització a costes de la Generalitat de Catalunya. Podeu consultar com fer el tràmit AQUÍ

4. Requisits i condicionants per l’organització d’un esdeveniment

Segons les característiques de l’esdeveniment, s’ha de tenir en compte requisits que s’han de complir, per a garantir que l’activitat sigui segura, respectuosa amb l’equipament i ciutadania, i s’adeqüi a la normativa municipal.  A continuació trobareu un resum dels diferents criteris i condicionants, abstrets de diferents normatives.

L’organitzador ha de contractar una assegurança de responsabilitat civil, que cobreixi el capital segons l’aforament ( estimat ) màxim autoritzat:

  • fins 100 persones d’aforament 300.000 € de capital assegurat
  • fins 150 persones d’aforament 400.000 € de capital assegurat
  • fins 300 persones d’aforament 600.000 € de capital assegurat
  • fins 500 persones d’aforament 750.000 € de capital assegurat
  • fins 1000 persones d’aforament 900.000 € de capital assegurat
  • fins a 1500 persones d’aforament 1.200.000 € de capital assegurat
  • fins a 2.500 persones d’aforament 1.600.000 € de capital assegurat
  • fins a 5.000 persones d’aforament : 2.000.000 € de capital assegurat.
  • quan l’aforament sigui superior als esmentats, s’incrementarà la quantía mínima de capital assegurat en 60.000 € per cada 1.000 persones o fracció d’aforament, fins arribar als 6.000.000 €

S’haurà de presentar en el moment de sol·licitar l’autorització o durant el procés,  el certificat a on es detalli la cobertura de l’esdeveniment (espectadors, participants i personal d’organització).    Es revisarà que sigui l’organitzador qui hagi contractat l’assegurança, ja que és aquest el responsable de l’esdeveniment.

Segons l’activitat, com ara activitats esportives, els participants a més a més hauran de tenir la corresponent assegurança d’accidents, ja sigui coberta a través del mateix organitzador, federacions o assegurances privades.  L’Ajuntament no demanarà el certificat d’aquestes assegurances.

Segons d’aforament autoritzat, cal comptar amb servei de seguretat, tant a equipaments com a espais delimitats (exemple places que es limiti l’accés). També es recomana tenir personal de vigilància en esdeveniments a espais oberts ( sense delimitació ) per esdeveniments amb aforaments de més de 500 persones.

S’haurà de presentar a l’Ajuntament el contracte amb l’empresa de seguretat.

Personal de vigilància:

  • de 0 a 500 persones: 0 vigilants
  • 501 a 1000 persones: 1 vigilant
  • 1001 persones: 2 vigilants
  • cada 1000 persones més 1 vigilant més.

Personal de control d’accés:

  • 0 a 149 persones: 0 controlador/a
  • 150 a 500 persones: 2 controladors/es
  • 501 a 1000 persones: 3 controladors/es
  • a partir de 1000 persones: 4 controladors/es
  • cada 1000 persones més: 1 controlador/a més

Els esdeveniments amb més de 1.000 participants i menys de 5.000 participants, han de comptar amb una ambulància de suport vital avançat (SVA) vehicle classe C, amb dotació mínima d’un infermer i un tècnic en emergències sanitàries.

Amb més de 5.000 participants s’ha de comptar amb dues ambulàncies de suport vital avançat (SVA) vehicle classe C, amb dotació mínima, cada ambulància, d’un infermer i un tècnic en emergències sanitàries.

Si es té previst oferir durant l’activitat servei de bar, cal que aquest estigui expressament autoritzat per l’Ajuntament, tant la ubicació, el tipus de servei que s’oferirà com qui serà l’explotador del bar.

Així en el formulari cal indicar:

  • Si es sol·licita instal·lar un bar : indicar si o no
  • En el cas de que es sol·liciti, qui el gestionarà
    • El mateix organitzador de l’esdeveniment, o sigui l’entitat o empresa que presenta la sol·licitud ( en aquest cas el RC que es presenti com organitzador de l’esdeveniment haurà de donar cobertura al servei de bar )
    • Estarà gestionat per un tercer: una entitat o empresa que no són qui organitza l’esdeveniment i oferirà el servei de bar ( l’organitzarà, i els beneficis seran per a ell). En aquest cas, caldrà que l’explotador sol·liciti a l’Ajuntament l’explotació del bar utilitzant el formulari sol·licitud d’autorització de punts de venta en un esdeveniment.
  • Indicar quin tipus de begudes i menjar es vol oferir. Segons la ubicació del bar, es podrà oferir un tipus de productes o uns altres.

Condicionants sobre els serveis de bar:

  • La ubicació dels bars en els equipaments municipals s’haurà d’ajustar a les zones autoritzades per a garantir les condicions de seguretat.
  • Es podrà oferir servei de bar en els equipaments, tenint en compte:
    • A les zones de parquet, com la Pista esportiva del Palau i Sala polivalent no poden haver-hi tiradors de cap tipus de beguda.
    • A l’interior dels equipaments, no es podrà realitzar cocció d’aliments (planxa, forn, fogons…). Es podrà servir menjar embassat o fred, o elaborats amb microones, biquinera o torradora (no es necessita extracció de fums)
    • El menjar de cocció es pot elaborar al porxo del palau, mentre es compleixin les indicacions de protecció de l’espai, o a l’exterior dels equipaments.  Es considera cocció planxa, fogons, crepera o forn.
    • En el servei de bar s’haurà de posar tota la informació relativa a la prohibició de venda d’alcohol a menors, fulls de reclamació i altres segons normativa.
    • Per activitats esportives, l’aprovació de bars o punts de venda, estarà subjecta en tot moment a la Llei de l’Esport (DL 1/2000 de 31 de juliol), per tant no es podrà vendre o subministrar alcohol.

Una manera de poder oferir servei de bar, és a través de food trucks. Aquests només s’autoritzaran quan la seva presència estigui directament relacionada amb una activitat que es faci dintre un equipament o espai públic, i en les següents ubicacions:

  • Per a oferir el servei a l’activitat que es desenvolupa a l’interior de l’equipament:
    • La zona de càrrega i descàrrega del pàrquing de la Plaça Europa
    • Exterior Espai Escoles Velles
  • Si es desenvolupa a la sala polivalent de Castell d’Aro, a la via pública.
  • Centre cívic Vicenç Bou a la plaça
  • Parcs o places on es celebri l’esdeveniment i s’autoritzi expressament (incloent la zona de la corbata del pavelló).

L’explotador de la food truck caldrà que ho sol·liciti mitjançant el formulari sol·licitud d’autorització de punts de venta en un esdeveniment.

Haurà d’indicar els metres lineals d’ocupació. El preu de l’ocupació recollit a les ordenances fiscals és de:

  • Food trucks de fins a 6 metres2: 42 € dia
  • Food trucks a partir de 6 metres2: 70 € dia

Es consideren punts de venta quan aquests complementen a l’esdeveniment que s’organitza. Per exemple, un esdeveniment cultural que hi ha un punt de venta de marxandatge o un esportiu on hi ha punts de venta de material esportiu.

En la sol·licitud d’organització de l’esdeveniment cal indicar:

  • Si hi haurà punts de venta o no, ja que s’han d’autoritzar expressament.
  • Qui gestionarà els punts de venta, si el mateix organitzador de l’esdeveniment o estarà gestionar per tercers.

Quan els punts de venta estiguin gestionats per tercers, cal omplir el revers amb informació sobre els punts de venta previstos per tipologia, el nombre i la ubicació. Per exemple:

  • Tipus d’activitat (2) – Venta productes artesanals, marxandatge, menjar…
  • Nombre màxim previst (3) – Nombre de parades de  la mateixa tipologia, (2)
  • Ubicació (4) – Si l’esdeveniment es portarà a terme en diferents espais, indicar en quin

Els explotadors dels punts de venta hauran de presentar a l’Ajuntament la sol·licitud d’autorització de punts de venta, almenys 15 dies abans de la celebració de l’esdeveniment, i pagar les corresponents taxes municipals recollides a les ordenances: 14 € m lineal per dia

Quan l’esdeveniment que es sol·licita és una fira o mercat:

  • Cal indicar-ho en l’apartat punts de venta
  • Omplir el revers amb informació sobre els punts de venta previstos.
  • L’Ajuntament autoritzarà a l’organitzador com a responsable de la fira i mercat, no a cadascun dels explotadors, i serà el responsable del compliment de la normativa de cada paradista.
  • La taxa d’ocupació es calcularà segons el nombre de parades autoritzades, i serà l’organitzador qui l’haurà d’abonar a l’Ajuntament.
    • Si l’organitzador és una entitat sense ànim de lucre, 14 € parada i dia
    • Si l’organitzador és una empresa, 14 € per parada i dia.
    • Quan la fira s’organitza en un equipament municipal, es gestionarà segons la cessió de l’equipament, amb les corresponents taxes o exempcions.

Els esdeveniments han de garantir l’accés a serveis higiènics pel públic participant. En el cas d’esdeveniments exteriors sense accés a serveis higiènics d’equipaments, s’han d’instal·lar cabines dotades de vàter i lavabo.

Les activitats en espais oberts es poden celebrar fins a les 00.00 hores, amb excepció de les festes majors, revetlles populars i activitats autoritzades que es podrà establir un horari més ampli en el moment d’aprovar l’activitat.

En equipaments municipals l’horari màxim que es podrà autoritzar és fins a les 02.30h, amb excepcions que siguin autoritzades en el moment d’aprovar l’activitat.

En cas de que l’activitat impliqui encendre foc, cal indicar-ho en el formulari,  dins la secció “necessitats de muntatge i material”, i fer el corresponent tràmit:

L’Ajuntament es considerarà com assabentat i ho farà constar en l’acord de junta en el moment d’aprovar l’activitat.

L’organitzador ha de complir amb els requisits de seguretat que determini la Generalitat ( extintors, cuba d’aigua…). l’Ajuntament pot valorar reforçar les mesures, però el compliment és a càrrec de l’organitzador.

Els requisits poden canviar segons el moment de l’any es que es vulgui portar a terme l’activitat, i el nivell de risc d’incendis, que es pot consultar a https://interior.gencat.cat/ca/arees_dactuacio/agents-rurals/pla-alfa/index.html

Per activitats amb una previsió d’assistència – aforament previst major de 500 persones, l’Ajuntament podrà demanar que existeixi un pla de mobilitat, en el que es prevegi els accessos a l’esdeveniment i zones d’aparcament.

Les quines que es duen a terme en època nadalenca (1 de desembre al 6 de gener), cal informar a la Generalitat de la seva organització.

S’ha de fer aquesta comunicació abans de posar a la venda els bitllets o paperetes. Fora d’aquest període no es poden celebrar quines.

La comunicació s’ha de realitzar per mitjans telemàtics  i fer arribar una còpia a l’Ajuntament.

Els premis de les quines no poden consistir en quantitats de diners en metàl·lic.

En el cas de que l’activitat requereixi neteges extraordinàries, l’Ajuntament podrà podrà establir que les despeses vagin a càrrec de l’organitzador.

S’han de complir els límits establerts en el mapa de capacitat acústica. Es podran establir uns altres límits acústics en situacions extraordinàries de manera temporal mitjançant decret d’alcaldia

Per a la instal·lació d’un castell de jocs inflables, cal informar-ho en el moment de sol·licitar l’organització de l’activitat, i l’ajuntament realitzarà una inspecció durant l’activitat per a comprovar la correcta instal·lació.

S’haurà de posar a disposició del servei d’inspecció de la següent documentació: manual d’instrucció del joc instal·lat, certificat del fabricant UNE-EN 14960:2013, Certificats de les revisions i assegurança de responsabilitat civil a nom de la empresa que ha instal·lat l’element.

Si no es compleix amb els requisits, o la situació meteorològica no és adequada, es procedirà al desmuntatge del castell de jocs inflables.

5. Sessió de material

 

L’Ajuntament no facilitarà material fungible per a la celebració de l’activitat, tals com Rulls d’estovalles, bombones de butà, carbó vegetal, plats, coberts, gots, aigües, cinta de doble cara….

El mòdul del bar només es muntarà per un període mínim de 48 hores.

El material, com taules, cadires, escenari i maleta musical estarà subjecte a la disponibilitat que hi hagi.

L’escenari s’instal·larà un màxim de 8 x 6 metres, a no ser que hi hagi una activitat de gran format que així ho requereixi i es pugui justificar.

Els punts de llum: s’autoritzarà preferentment els espais a on hi hagi disponible un punt de llum.

6. Difusió de l’activitat

 

En la difusió de l’esdeveniment, cal indicar ”Amb el suport de l’Ajuntament de Castell d’Aro, Platja d’Aro i s’Agaró”, utilitzant almenys l’emblema de l’Ajuntament:

Es poden utilitzar els altres logotips, segons la vinculació de l’activitat.

La imatge corporativa es pot descarregar a la web municipal:  https://ciutada.platjadaro.com/govern-obert/comunicacio/identitat-corporativa/

No es poden penjar cartells ni elements informatius/publicitaris a l’espai públic, si no ha estat expressament autoritzat, segons l’ordenança reguladora de l’ús privatiu de la via pública per ocupació temporal. En el cas d’incompliment, es sol·licitarà la retirada dels elements i es podrà aplicar el règim sancionador.

Per a poder realitzar la difusió de l’activitat pels canals digitals de l’Ajuntament cal que l’organitzador faciliti la informació i material com a mínim 20 dies abans de celebrar l’activitat a la unitat que ha tramitat l’activitat o utilitzant directament la web de l’agenda municipal.  Ampliar la informació sobre l’ús dels canals digitals de l’Ajuntament.

Per a sol·licitar la difusió l’esdeveniment en els espais municipals exteriors habilitats per aquest fi, caldrà sol·licitar-ho expressament mitjançant el formulari concret a la unitat de comunicació. Ampliar la informació sobre els criteris i requisits tècnics.